From 48-hour Manual Backlogs to Instant Automated Processing
Status Quo: Der Mandant (Hidden Champion im Baustoffhandel, 150 MA) verarbeitet täglich ca. 400 Bestellungen. 85% dieser Bestellungen gehen unstrukturiert als PDF-Anhang oder Fließtext-E-Mail ein.
Manual Waste
3 FTEs spent 100% of their time typing PDFs into SAP.
Errors
4% error rate on 12-digit SKUs = expensive returns.
Bottleneck
48-hour backlog during seasonal peaks.
Chapter 2: The Solution
Implementierte Lösung: Entwicklung und Deployment einer dedizierten Automatisierungs-Pipeline (Middleware) zwischen E-Mail-Server und ERP.
1
Ingest
Auto-capture via Webhook.
2
Extract
Hybrid OCR + LLM (AI) reads layout & context.
3
Validate
2-way match against SAP master data.
4
Action
Valid data -> SAP; Exceptions -> Human-in-the-loop.
Kapitel 3: Der Impact
-85% manueller Erfassungsaufwand.
0% Tippfehler bei Artikelnummern durch Stammdaten-Abgleich.
ROI Amortisation der Entwicklungskosten nach 3,5 Monaten.